U kent het gevoel waarschijnlijk wel. U opent uw e-mail en ziet een getal staan dat u liever niet ziet. Honderden, soms duizenden ongelezen berichten. Van webwinkels waar u ooit iets besteld heeft, nieuwsbrieven waar u zich niet meer kunt herinneren dat u zich voor aangemeld heeft, en meldingen van van alles en nog wat.
U bent er niet alleen in. Heel veel mensen lopen er mee rond en weten niet goed waar ze moeten beginnen. Ikzelf zat ook lang met dit probleem, dus laten we samen doornemen hoe je hier snel en gemakkelijk vanaf komt.
Waarom is een volle inbox eigenlijk een probleem?
Een overvolle inbox is niet alleen onprettig om naar te kijken. Het zorgt er ook voor dat u belangrijke berichten mist. Een mail van uw huisarts, een rekening die betaald moet worden, of een berichtje van uw kleinkind. Die verdwijnen zomaar tussen alle rommel.
Bovendien kost het u onbewust energie. Elke keer dat u uw mail opent en dat getal ziet, is er een klein stukje ergernis. Dat is niet nodig.
Stap 1: Niet alles lezen, gewoon selecteren en verwijderen
De grootste fout die mensen maken is dat ze elke e-mail proberen te lezen voordat ze hem verwijderen. Dit hoeft namelijk echt niet. De meeste rommel in uw inbox heeft u nooit nodig gehad en heeft u ook nu niet nodig.
Ga naar uw inbox en zoek op de naam van een afzender die u veel mailt maar waarvan u de berichten eigenlijk nooit leest. Bijvoorbeeld een webwinkel of een krant. Selecteer alle berichten van die afzender tegelijk en verwijder ze in één keer.
In Gmail doet u dat zo. Typ de naam van de afzender in de zoekbalk bovenaan. Klik daarna op het kleine vakje links bovenaan in de lijst om alle berichten te selecteren. Er verschijnt dan een melding dat u alle berichten in de zoekresultaten kunt selecteren. Doe dat en klik op de prullenbak.
Herhaal dit voor de drie of vier afzenders die u het meeste mailen. U zult zien dat u in een kwartier al honderden berichten weg heeft.
Stap 2: Uitschrijven van nieuwsbrieven die u toch niet leest
Nu u de ergste stapels heeft opgeruimd is het tijd voor de volgende stap. Uitschrijven van nieuwsbrieven die u eigenlijk nooit leest.
Scroll helemaal naar beneden in zo’n nieuwsbrief. Bijna altijd staat er onderaan een klein linkje met “uitschrijven” of “afmelden”. Klik daarop en u krijgt geen berichten meer.
Dit kost even wat tijd maar het loont. Als u zich uitschrijft van tien nieuwsbrieven ontvangt u volgende maand meteen tientallen mails minder. Dat is zeker de moeite waard en pakt u ook gelijk de oorzaak van het probleem aan.
Een handige tip: doe dit niet voor alles tegelijk. Pak elke dag twee of drie nieuwsbrieven aan. Na een week bent u er al flink doorheen.
Stap 3: De rest archiveren in plaats van laten staan
Heeft u na al dit werk nog steeds een flink aantal ongelezen berichten over? Dan is archiveren een goede oplossing. Archiveren betekent dat u de berichten uit uw inbox haalt zonder ze te verwijderen. Ze zijn nog steeds terug te vinden als u ze ooit nodig heeft maar ze staan niet meer in uw weg.
In Gmail selecteert u alle resterende berichten en klikt u op het archiveerpictogram. Dat is het icoontje dat eruitziet als een doos met een pijltje naar beneden.
Uw inbox is nu leeg. Of in ieder geval een stuk rustiger dan een uur geleden.
Wilt u het makkelijker maken? Clean Email kan helpen
Als u dit allemaal wat veel vindt of als uw inbox echt enorm groot is bestaat er een handige app die het werk grotendeels voor u doet. Clean Email heet die. Het programma scant uw mailbox, groepeert vergelijkbare berichten en laat u ze in één klik opruimen of uitschrijven.
Het is erg simpel om te gebruiken en er is een gratis versie waarmee u al goed uit de voeten kunt. Het enige nadeel is dat de website geen Nederlandse versie heeft, dus zal u het in het Engels, Duits of andere taal moeten doen.
Hoe houdt u het bij?
De inbox opruimen is één ding. Hem schoon houden is een tweede. Hier een paar simpele gewoontes die helpen.
Verwijder of archiveer een mail direct nadat u hem gelezen heeft. Laat hem niet staan met de gedachte “die bewaar ik even”. Die gedachte is het begin van een nieuwe stapel.
Schrijf u één keer per maand uit van een nieuwsbrief die u toch niet leest. Dat zijn er per jaar twaalf en dat scheelt u op termijn honderden onnodige berichten.
En als u ziet dat een afzender u veel ongewenste post stuurt: blokkeer hem gewoon. In Gmail klikt u op de drie puntjes rechtsboven in de mail en kiest u “Blokkeren”.
Conclusie
Een overvolle inbox is overkomt iedereen. Gelukkig is het makkelijker op te lossen dan dat het lijkt. U hoeft het niet in één middag te doen. Begin met één stap vandaag en doe morgen een volgende. Voor u het weet is uw inbox weer opgeschoont.
Heeft u een vraag of liep u ergens tegenaan? Laat het mij hier beneden weten. Ik probeer alles binnen 24 uur te beantwoorden.
